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¿Cuántas veces no has escuchado o visto chistes en internet de que los reclutadores hacen todo menos trabajar? ¿Cuántas veces has escuchado en los pasillos de la empresa rumores de que el área de Recursos Humanos es un departamento “light” o inclusive que es el departamento de organización de eventos? Lamentablemente esta es la imagen que muchas áreas en las organizaciones tienen no solamente del área de reclutamiento sino de todo el departamento de Recursos Humanos.
Otra realidad a la que los reclutadores nos enfrentamos es con la que muchas personas consideran que el trabajo del reclutador es sencillo, sin embargo, es más complejo de lo que cualquiera pudiera pensar. Es verdad que nuestro trabajo como reclutadores no requiere de una ciencia exacta o fórmulas muy complejas, sin embargo, la complejidad de nuestra labor recae más bien en que lo que nuestros clientes (externos o internos) nos están pidiendo está 100% fuera de nuestro control.
Los reclutadores no tenemos el poder de crear personas en el mercado que cumplan con las expectativas que el cliente interno está pidiendo, tampoco las encontramos, las capacitamos y le damos los conocimientos técnicos para que puedan desempeñar exactamente las funciones requeridas para el puesto. Los reclutadores nos topamos con miles de variables que están fuera de nuestro control para poder cumplir con éxito nuestro trabajo o nuestro principal indicador de desempeño ¿cuántas vacantes cerramos este mes?
En este artículo voy a enseñarte a hacer lo incontrolable, controlable. ¿Cómo puedes hacer que el cliente interno te vea como un aliado? ¿Cómo puedes generar una mancuerna de trabajo la cual permitirá que el proceso de reclutamiento fluya y, por ende, puedas llenar vacantes de forma más rápida y eficiente?
Existen 6 pasos para cubrir vacantes de forma rápida y eficiente:
Sensibilizar al cliente interno de nuestro proceso: Es muy complicado que nuestro cliente interno esté consciente de lo que involucra llevar a cabo un proceso de reclutamiento y es normal ¿cuántos de nosotros estamos realmente conscientes de qué es lo que involucra llevar a cabo un puesto en el cual no tenemos experiencia ejerciendo? Hay una probabilidad de que podamos tener una idea de lo que involucra, pero jamás podremos saber al 100% lo que significa si no hemos vivido las funciones. Es por esto que es muy importante sensibilizar a nuestro cliente de lo que va a implicar encontrar al perfil que nos está solicitando al explicarle detalladamente qué es lo que se va a hacer para encontrar a la terna de candidatos, cuánto tiempo se va a tardar y qué entregables son los que debe esperar.
Definición del perfil de puesto: Así es… por más escolar que suene, es muy importante definir el perfil de puesto junto con el jefe de la vacante. ¿Por qué el jefe de la vacante? Porque es quien más conoce lo que se necesita para la posición, para poder alcanzar el objetivo del departamento y de la empresa. Su input es sumamente valioso para saber identificar ¿qué perfil es el que estoy buscando? Además, definir esto en conjunto nos permitirá enfocar los esfuerzos de ambos en una misma dirección.
Acuerdo sobre el rango salarial: En las empresas con una estructura de recursos humanos definida, este rango está definido con claridad y se tiene documentado en el tabulador que hizo el departamento de compensaciones de la organización. Sin embargo, cuando no se tiene un tabulador, o un departamento de compensaciones, este rango es definido por el jefe de la vacante o el director del área o inclusive de la compañía, muchas veces basado en el presupuesto que se tiene para el departamento o empresa. Tener claridad sobre este punto es crucial para comenzar el proceso de búsqueda ya que es importante atraer candidatos al proceso que vayan a estar interesados en el paquete completo de compensaciones que ofrecemos (salario, prestaciones y beneficios).
Comunicación constante: Los días del reclutador parecen interminables, desde las llamadas que debe atender, currículums que necesita revisar, correos a responder, entrevistas que tomar, seguimiento a candidatos con dudas, análisis salarial, documentación de reportes, y podría seguir con muchas actividades más. El volumen intenso de actividades a las que se necesita darle seguimiento ocasiona que se nos olvide darles seguimiento a dos de los personajes más importantes de este proceso, nuestro cliente (interno o externo) y a los candidatos en proceso. Cuando nuestro cliente no escucha de nosotros, lo primero que piensa es que no se está trabajando en su proceso, aunque no sea así, y el candidato muy probablemente piense que el proceso se cerró. Es por esta razón que es muy importante mantener una comunicación constante con ambos para comentarles cómo vamos en el proceso y lo que hemos encontrado en el mercado o el estatus en el que el candidato está parado. Esto ayudará a disminuir el grado de incertidumbre que el cliente siente al no saber qué está pasando con su vacante y cuándo podrán tener a la persona que les va a ayudar a sacar adelante el trabajo acumulado que tienen a falta de manos en su departamento y por el lado del candidato saber si sigue participando en el proceso o no. Esto lo podemos hacer mediante juntas, correos o reportes semanales dependiendo de lo que sea más sencillo y las características particulares de nuestro cliente.
Programación de Entrevistas: Una vez que encontremos un candidato potencial para la posición, lo siguiente es programar entrevistas con las personas que estarán tomando la decisión en el proceso. Muchas veces involucra más de una persona y casi siempre son seleccionadas por el jefe de la vacante. En este punto es bien importante hacer todo lo posible por mover lo menos posible las entrevistas principalmente para que el candidato no vaya a pensar que la empresa no es una empresa seria o bien que el cliente interno no piense que al candidato no le importa el proceso. Para disminuir esto es muy importante encontrar horarios en los que sea fácil para ambas partes acudir a la entrevista programada y no intentar forzar algún horario con el objetivo de quedar bien con cualquiera de las dos partes.
Fungir como consultor: Así es, gran parte del éxito de la vacante es que el reclutador se ponga la camiseta de consultor de reclutamiento. Pero ¿Cómo se logra esto? El consultor de reclutamiento es el experto en el tema, el experto en competencias y el experto en el proceso que está liderando. Los reclutadores tenemos que acompañar de la mano tanto a nuestro cliente como al candidato involucrado ya que ambos son igual de importantes en el proceso porque el grado de éxito de la vacante depende del acuerdo al que lleguen ellos dos. El reclutador tiene que estar siempre disponible para resolver cualquier duda que ambos pudieran tener, anticiparse a cualquier situación que pudiera poner en peligro que se caiga el proceso y sobre todo ofrecer tranquilidad al cliente y al candidato de que se está trabajando en el proceso y que éste va avanzando, independientemente de si es lento o rápido.
En conclusión, tomando en cuenta los 6 puntos anteriores, ser el mejor reclutador no significa entregarle al cliente interno el candidato “Superman” que está pidiendo en tres días. Para ser el mejor reclutador es importante sensibilizar a nuestro cliente de nuestro proceso, definir junto con ellos la descripción de puesto, tener claridad en el rango salarial que se tiene para la posición, tener una comunicación constante tanto con el cliente como con los candidatos participantes, programar las entrevistas en un horario que convenga a todos los involucrados y muy importante fungir como consultor de reclutamiento.
La forma más fácil de alcanzar esto es acompañar la ejecución de los pasos anteriores con una gran actitud de servicio y mostrando disponibilidad en el proceso. Recuerden que es muy importante hacer lo intangible, tangible; ser los ojos del cliente en el mercado laboral y los ojos de los candidatos en la empresa.
No suena tan complicado, ¿verdad? Para hacerlo aún más sencillo te quiero dar una herramienta de trabajo la cual te proporcionará un plan de trabajo el cual te ayudará a mejorar todos tus procesos de reclutamiento y a posicionarte como uno de los mejores reclutadores de la industria.